FMS财务管理系统：礼品卡管理

本文总结了FMS财务管理系统中的礼品卡管理，以及如何根据不同类型卡的流程和管理，进行相应的账务处理。

目前在各大电子商务网站或APP购买商品时，在支付时有很多网站都可以使用礼品卡，对于礼品卡的管理也是公司及财务部重点关注的，国家商务部对于礼品卡的销售与使用都有严格规定。

那么对于礼品应该如何管理呢？

本篇就简单介绍下有关礼品卡的内容，希望对大家能够有所帮助。

一、礼品卡

1. 礼品有哪些种类？

礼品卡按介质可以分为实物礼品卡、电子礼品卡两种类型；按照面值又可以分为５元、10元、100元、500元等；按照是否储值分为储值礼品卡与非储值卡；目前在京东、家乐福等大的电商网站及超市都有实体礼品卡销售。

2. 为什么会有礼品卡？

从字面就可以看出“ 礼品 ”二字，这既可以是互相礼赠的一种形式转换，也可以是公司福利的一种方式，又可以是公司为促进销售而开展的一种特殊促销手段，礼品卡可以打折销售，可以大宗购买；在日常生活中已经成为非常常见的一种形式。

3. 礼品卡与财务的关系及重要性？

我个人理解， 礼品卡=现金 ，它实际上销售的就是现金，和钱有重要的关系，所以对于礼品卡(现金)的管理，财务部是非常重视的，需要严格的流程和制度来管理控制。

礼品卡不同于优惠券或红包、积分等，礼品卡是现金的载体，实际上就是现金，不论你使用或不使用它的价值都是存在的；而优惠券、红包、积分是商家为了促销而采取的一种手段，你使用它就有价值，不用它就没有价值，当然积分如果可以兑换成现金时，那么它也有其价值。

综上所述，在财务系统中要监控与现金流有关的内容，尤其是礼品卡。

4. 礼品卡的风险有什么？

因为礼品卡可以当现金购买商品，所以盗刷的风险需要重点防范，这需要系统在设计时充分考虑这部分安全性。对于实体卡的出入库、绑定、挂失等也要有相应的制度策略。

提前预知风险制定防范措施、实时监控数据是减少风险的必经之路。

笔者在这里主要以有面值的礼品卡来作说明（对于折扣卡、提货卡等可以参考），卡的类型不同流程和管理都不相同，财务在账务处理上也不相同。

二、礼品卡生命周期

要管理好礼品卡，就需要有完整的数据来记录礼品卡的生命周期，主要的过程如下：

1. 生成： 即根据业务部或公司需求生成礼品卡（卡号、密码）。
2. 制作： 如果是实物卡，则需要联系礼品卡制作方印刷制卡。
3. 入库： 当礼品卡制成后，需要先进行抽样质检，主要检查卡号与密码是否正确（密码是有涂层保护的，质检的卡需要作废），合格后其余卡进行入库，一般礼品卡的管理在仓库都是作为高值品保管的。
4. 出库： 用户购买、公司领用后，都需要进行下订单或领用单；然后仓库做出库操作，出库的礼品卡要按卡号或唯一码管理出库流程操作。
5. 使用： 首先用户要绑定礼品卡（礼品卡充值可以在此节点或在出库节点），用户购买商品进行支付。
6. 终结： 最后礼品卡金额使用完后，礼品卡余额变为零，状态为结束；如果礼品卡到期未使用，礼品卡状态变为到期终止。

三、礼品卡状态

对于礼品卡的管理，实际上也是其状态的流转，类似于订单的流转一样，每个环节都有相应的逻辑处理，这里简单列出几个状态，供参考。

四、礼品卡与商品关系

礼品卡最重要的信息是卡号，它是唯一的，里面的金额变动是用户与公司最关注的；但是在入库、销售时礼品卡是作为商品进行收货和销售的，所以它实际是一种商品即SKU。

说明：

1. 入库： 根据SKU创建采购订单而不是礼品卡号。
2. 出库： 在网站或APP上销售礼品卡时，选择商品SKU加入购物车，当商品在仓库出库时才会根据礼品卡号（唯一码）进行出库。
3. 批次： 同一批次礼品卡申请时，可能包括不同面值的礼品卡，所以批次号与SKU对应关系是n:n。

五、流程

下面再简单说明一下“ 礼品卡生成与入库流程 ” 和 “ 销售与出库流程 ”两个流程：

1. 礼品卡生成与入库流程

说明：

电子卡一般是按销售订单生成，所以不涉及入库，这里主要是指实体卡。

一般的实体卡面上有卡号（配有条形码或二维码）、面值、使用说明、有效期（一般3年有效期），公司的Logo等。

1. 礼品卡申请： 根据业务及公司需求需要申请礼品卡，每个申请批次可以申请多种面值的礼品卡，由业务部门（市场部）提出申请。
2. 财务审核： 财务要核实申请的礼品卡面值总金额（一旦卖出此部分礼品卡就是 预收款项 ）；如果是实物卡要考虑制作成本费用。
3. 审核： 系统启动礼品卡生成服务开始生成礼品卡卡号、密码（密码要经过加密保存），关于礼品卡卡号与密码的管理，可以参照用户管理模块（只不过密码是固定的不能重置），后续在礼品卡绑定时也会用到；卡号生成要有规则建议不要采用顺序号。
4. 实物卡： 需要进行制卡，此时需要导出卡号与密码，此部分在流程上要有所控制，与制作方签订保密协议等手段。此部分有一定的卡号与密码泄露风险（所以卡未出库不会充值）；同时密码是有涂层保护。
5. 创建采购单： 当卡制作完成可以创建采购订单，供应商可以是本公司或分公司，根据SKU创建入库的礼品卡数量，生成采购单，传到仓储准备入库。
6. 仓库入库： 要按礼品卡管理流程操作，用礼品卡号（唯一码）方式入库保存；对于礼品卡属于高价值商品，所以与普通商品的管理有区别，一般设置有专门的高值区严格按流程操作。

2. 礼品卡销售及出库流程

说明：

1. 销售订单： 订单类型为实物礼品卡或电子礼品卡订单，用户下单购买。
2. 出库： 电子礼品卡直接发送给购买用户（手机短信方式通知卡号密码），实物礼品卡按礼品卡出库流程进行，出库后的礼品为已激活状态（未绑定）
3. 用户绑定礼品卡： 用户输入卡号、密码进行绑定，此时需要礼品卡卡号密码管理接口进行验证；此外为了保证安全性，还需要调用礼品卡出库接口来验证礼品卡是不是正常的销售出库，如果不是则不能绑定； 双重验证 能够相对减少风险。

六、礼品卡财务报表

以上简单描述了相关流程，这几部分在财务上都需要进行礼品卡的跟踪监控，尤其是已经销售出库的礼品卡及其使用情况。

1. 礼品卡库存

是财务盘点及跟踪的一个方面，此部分库存与SKU的商品库存管理不同，要细化到礼品卡号维度。要有礼品卡SKU库存数量与礼品卡卡号的核对机制（未出库的礼品卡数量＝SKU数量）。

2. 礼品卡跟踪报表

• 每个礼品卡是哪个销售订单出库的？
• 哪个用户绑定了？
• 哪个普通订单支付时使用了此礼品卡，使用了多少钱？
• 礼品卡余额多少？
• 礼品卡当前状态是什么？
• 礼品卡什么时候到期？

这些都需要每个礼品卡都有一个自己的台账，清晰了解每张礼品卡的生命周期。

3. 礼品卡汇总报表

这里主要是汇总已经销售出库的礼品卡的使用情况，为什么要这么做呢？

因为礼品卡销售出库了，就会有 预收款（实际为负债） ，所以统计本期使用的礼品卡金额是多少；已到期未使用的礼品卡金额是多少；未到期未使用的礼品卡金额是多少；期初礼品卡金额是多少；计算期末礼品金额是多少，并核对差异。

此部是不是与 商品的动态平衡表 有些类似，确实如些，礼品卡要管理的足够详细，财务在账务处理上才能更准确，更方便；报表一般按月生成（具体看财务要求）。

七、礼品卡账务处理

这里列举下财务在礼品卡销售和使用时如何记账以帮助理解。

例1： 用户购1000元礼品卡的会计处理：

例2： 接上例，当用户绑定礼品卡后使用了礼品卡支付(1000元支付)：

例３： 用户购1000元礼品卡，公司按92折销售，用户实际支付920元，这个会计如何处理：

有两种方法：

第一种 是按礼品卡面值确认收入，将折扣金额作为销售费用处理。

当用户使用时礼品卡支付1000元，如下：

第二种 是按实际收款确认收入。

这里小结一下， 销售礼品卡的收入只能作为预收款入账，只有在用户真正使用后才会确认收入 ；如果礼品卡到期后未使用，会计上会结转预收款余额作为其他收入入账；对于领用礼品卡等的会计处理是要作为费用进行会计处理的，有兴趣的可以百度下这部分内容，这里只是把知道的一点记录下来。

总结

最后说明一下，礼品卡的管理可以理解为一个小的进销存管理，它的库存与商品库存管理类似，也有动态平衡报表， 礼品卡期初金额+礼品卡金额变动（有正有负）＝礼品卡期末金额 ，财务最终确认收入也是等用户使用了才可以作账，否则销售礼品卡金额为负债，此外 礼品卡 使用时不能开具发票（因为购买时已经开具发票）。

再强调一下礼品卡等同于现金，非常得要，感谢您的阅读！

[声明：本人水平有限，书写电商财务系统系列的目的是个人的总结，同时希望看到此文章的人能够给出建议，在此感谢！]

作者：倔强的大萝卜；公众号：倔强的大萝卜

本文由 @倔强的大萝卜 原创发布于人人都是产品经理，未经作者许可，禁止转载。

题图来自Unsplash，基于CC0协议

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