3个步骤，让你做好项目管理

当你成为一个项目的负责人的时候，如何进行项目管理是一个非常迫切需要解决的问题。本文笔者对项目管理的流程进行了梳理，拆解了相关步骤，与大家分享。

最近很多朋友问我项目管理相关的问题。所以决定给大家分享一下我对项目管理的一些思考。

在我们实际去执行一个项目的时候，往往会遇到各种预料之外的情况，导致项目没有按照我们预期的进度和方向去发展。

那么项目管理中有哪些核心要素？在项目进行中会遇到哪些问题？遇到问题后我们应该如何解决？

这是东方今天主要想聊的几个问题。

一、什么是项目？

对于产品经理而言，项目是什么？项目就是在约束的时间范围内，组织有限的资源去完成一项任务。最后交付的结果就是项目的产出。

项目的核心要素有三：

• 资源
• 时间
• 产出

这三个要素构成了项目的整体。这三个要素之间有什么关联呢？我们先来看一下项目的流程是怎样的。

在一个项目开始的时候我们会先设定预期的产出。在产出设定后，我们会去倒推需要投入多少资源，需要多久的研发时间。

从上图中我们可以看出， 资源、时间、产出 构成了项目的整体。而一个项目的产出由资源和时间决定。

当我们进行项目管理的时候，实质上是对这三者的进行操控。通过调整资源、时间和预期产出让整个项目在我们的控制之内。

如果将产出的放在第一位，我们可以操控地是时间和资源。如果将项目时间放在第一位，我们可可以操控地是资源和预期产出。

我们还需要建立一个意识， 项目是动态变化的 。在项目进行的过程中，这三个元素都可能受外界影响产生变动。

为什么很多时候项目不会按照我们的预期进行？原因就在于 项目运行的过程本身就是一个动态的系统 。三个子元素存在变动的可能，而构成的项目整体自然也是动态变化的。

我们所说的项目管理其实是将项目维持在一个相对稳定的 动态变化范围内 。

二、项目三要素

我们已经知道，项目的核心要素由资源、时间和产出，项目管理也是对这三者进行操纵。所以对于这三个要素一定要有深入地理解，我们才能做好项目管理。

1. 资源

项目中，最核心的资源就是 人员 ，而人员组成的是 团队 。所以对于资源的管理，其实是对一个团队进行管理。

除了团队成员本身的技术实力以外，我们还可以通过其它形式去提高一个团队的整体战斗力。那么如何才能让一个团队具备高强的战斗力？

我们要做到以下两点：

• 尊重个体的独立人格。
• 建立团队的共同认知。

怎么理解这两点？

每一个团队成员都是 独立的个体 ，也都有自己的个性。每个人都有擅长的一面，也会存在一些缺陷。比如有的人狠话不多，交付的任务可以高效地完成，但不擅长沟通；有的是团队调和剂，虽然技术实力不是最强，但能够很好地协调项目推进。

一个人的独立人格，意味着他在这个项目过程中更适合扮演什么样的角色，也能够让我们知道该采取何种方式与他进行沟通。对于不善沟通的成员，我们可能需要协助他融入到团队中。对于理解和沟通能力强的成员，我们只需要将任务明确下发就好。

错位配置，会降低团队成员的积极性，也会让整体效率降低。将团队成员放置在合适的位置，才能让团队变得更为高效。我们应当尊重团队成员的独立人格，对不同的成员采取合适的沟通方式。

此外，一个团队应该是 多元化的人格组合 。完全一致的团队人格，可能会让一个团队丧失活力。只有不同人格的碰撞和组合，才能让一个团队维持长久的活力。

讲完个体后，我们来讲一讲团队的共同认知。

一个团队如果只是各行其是，没有共同认知，那么其合力并非是最大的。

什么是共同认知？共同认知主要强调两点：一是对 项目的整体认可 ，二是有 共同的项目目标 。

对于一个团队而言，如果对项目一开始就存在理解上的偏差，那么其最后结果是可想而知的。项目的整体认可，意味着对项目的理解与认可。我们要尽量保证团队成员在一开始就理解项目需求，这样能够才能提升后续整体的沟通效率。

其次是共同目标。一个项目，常常是不同小组之间的成员共同完成的，但每个小组的细分任务是不同的。在实际工作中，如果没有共同目标，很可能只会顾着完成自己的任务而忽略与其他小组的配合。所以我们要让团队成员把项目的整体完成当做共同目标，这样才会提高各个成员间的配合度。

2. 时间

项目时间，大部分情况下由这两种方式确认。

一是已经有明确的项目截止时间，去倒推项目时间；二是，依据资源和产出去制定项目时间。

如果确定了项目截止时间，但资源不够的情况下，我们能够采用的方式无非就是两种：变相延长项目时间——加班；如果不想加班，我们就只能对预期产出进行调整。

3. 产出

什么是产出？产出就是 项目交付的结果 。

除了资源和时间会影响实际产出外，还有一个隐藏的因素也对产出有着至关重要的影响—— 任务 。

我们在前面提到过，项目是在约束的时间范围内，组织有限的资源去完成一项 任务 。

怎么去理解任务？任务其实就是我们常说的需求。需求对于产出的影响主要来自以下两种情况：

• 需求不明确。 这可能会导致沟通成本变高与项目返工。
• 需求变动。 新增需求或调整需求都属于需求变动，这需要对项目整体进行重新评估。

而以上两种情况的原因主要来自两个方面：

• 因自身原因造成的产品设计缺陷，和需求下发不明确。
• 因外部原因无法即时确认需求，或者临时变动需求。

所以我们需要尽量 在项目初期保证需求的确认性 ，以避免对项目的后续产出造成影响。

三、如何进行项目管理

其实讲到这里，项目管理的核心已经讲得差不多了。我们将项目拆分为了三个子维度进行管理。

项目管理实质上是通过 调整资源、时间和预期产出 让整个项目在我们的控制之内。以及我们要尽量在项目初期保证需求的确认性。

在实际的项目过程中，项目的变动可能来自这三者的任何一个。在遇到问题时，首先要识别到底是哪一个维度产生的影响。其次，我们需要确认在该项目中哪一个维度是最重要的。是保证按时上线？还是保证任务的完整度？

最后，在实际的项目过程中我们往往会碰到三者择其一的情况。这种情况下的难点，在于 如何舍弃 。对于一个项目而言，项目的完整度和上线时间单独来看都很重要，但跳出单点站在项目整体去看，总有一个是更为重要的。

做抉择并非一件容易的事情。越是关键时候，作为产品，越是要敢于担当。我们要记住一点，无论遇到何种情况， 保证项目往前推进 都是 产品的职责和义务 。

产品的价值之一就是帮助团队解决问题。我们要在遇到问题敢于站出并承担责任，这样才会博得团队的信任。

但当你做完抉择以后，你会发现你的重心不再是纠结如何做选择。而是回归到了项目进行本身。

我们在前行的过程中历经风雨，但最终会克服一切险阻达到彼岸。产品的价值也从中得以体现。

#专栏作家

东东方，微信公众号：UnknownPM，人人都是产品经理专栏作家。关注互联网新动态，致力于产品知识体系的构建，不定期分享产品心得。

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题图来自 Unsplash，基于 CC0 协议

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