表达的技术

无论工作上，还是生活中，表达都是我们传递信息和交流感情的最重要技能。最近帮助学生修改学术报告演示文件，发现平时闲聊侃侃而谈的学生，一旦动真格的，如：作报告，就不知所措了。本文分享我的几点表达经验。

从牙牙学语，我们就开始学习表达，但是成年人之间的表达能力却相差巨大，这似乎说明表达是某种天赋。其实不然，表达绝对是可习得的技能。虽然人们每天都在练习表达，但是并非每个人都刻意培养自己这方面的能力，久而久之便出现了差异。

内容始终根据听众调整

我也算作过不少报告，但是迄今为止，我没有作过两个一样的报告。我的报告内容——哪怕针对完全相同的话题——总是在不断调整。

表达的目的是交流，交流的前提是听众正确理解我们分享的内容。因此，无论会议发言，还是演讲报告，我们都要弄清楚听众的组成。在接到报告邀请的时候，我马上就会问邀请者，我的报告讲给谁听？这非常重要！

同样是讲地球历史，面对大学生和中学生，内容肯定不能一样。同样是我的研究领域，面对地质学家和质谱学家，内容也肯定不能一样。

即使面对同样知识结构的听众，比如昨天是中学生，今天是另一批中学生，我的报告内容也会调整。因为通过前一天的报告，我会进一步了解听众的知识面和兴趣点。有些听众感兴趣的内容我没有讲，而另一些听众不感兴趣的内容我却讲了不少，这就需要调整。而这种调整几乎是永无止境的。

甚至我经常在最后一刻还在调整内容（如果还能够调整的话）。比如：学术会议上，我们前面通常会有其他人的报告，通过这些报告和听众的问题，我们可以对听众的知识面有更深的了解。前几天，我带学生参加一个学术会议，她的报告在第二天，通过第一天的会议，我们发现听众的组成与我们原来预想的完全不一样，于是我只能让学生当晚加班调整报告内容。

现在，假设我们已经知道了听众的知识面，那么我们如何选取内容呢？这与表达的目的密不可分。任何表达都是有目的性，如果没有目的性，那么也就不存在什么技巧，因为效果无法评判。工作和生活中，表达的目的主要包括如下三种：

1. 分享知识和经验。如：科普或生活经验报告等。
2. 讨论问题。如：学术报告等。
3. 证明自身或团队能力。如：职称答辩或项目答辩等。

显然，针对这三种类型的表达，内容肯定不能一样。把职称答辩讲成学术报告，大概率会失败。因为学术报告要把大量时间花在讨论学术问题上，注重科学问题的细节。而职称答辩要重点阐述自己过去做的重要而困难的事，以及他人对自己的评价。

但是，无论出于什么目的，内容必须满足如下两个要求：

1. 提供未知。无论是发言，还是报告，一定要提供听众未知的内容。普及学生不知道的科学知识，分享同行不知道的学术成果，介绍评委不知道的我们的能力。如果不能提供听众未知的内容，表达没有意义，纯属浪费时间。
2. 联系已知。任何听众未知的内容都必须与他们已知的知识联系起来。这是人们容易忽视的一点，也是很多表达效果不佳的主要原因。如果内容全是听众未知的内容，他们必然听不懂。那么如何在已知和未知之间建立联系呢？最常用的方法（不限于）是类比。例如：把地球的圈层结构类比成鸡蛋的结构，就可以很好的帮助小学生理解它，因为鸡蛋是小学生已知的知识。

总之，内容必须根据听众的知识水平来设计。既要提供他们未知的内容，也要将未知内容与他们已知的知识建立联系，同时还要兼顾我们自己的目的。

逻辑结构：总-分-总

设计好内容之后，就需要使用逻辑结构把内容组织起来。无论表达的目的是分享知识、交流问题还是证明能力，其逻辑结构只需要使用一种：总-分-总。

开头总体论述，中间分条目详细论述，结尾再做总结。分条目之间可以是并列关系、层递关系、对比关系等等。

比如，介绍地球的内部结构：

• 总：地球内部是三层结构。
• 分：
  1. 地壳
  2. 地幔
  3. 地核
• 总：回顾并总结地球内部结构。

总-分-总结构可以镶套使用，比如在介绍地核时，我们可以使用一个小的总-分-总结构：

• 总：地核又分两层。
• 分：
  1. 内核
  2. 外核
• 总：回顾总结地核的结构。

在论证某个科学问题时，我们也通常采用这样的结构：

• 总：阐述问题，并且可以先介绍结论。
• 分：
  1. 论据1
  2. 论据2
  3. ......
• 总：概括论据，并总结引申。

在分条目论述时，保持条目数为 3-5 最佳，因为条目太多了不利于人们记忆，此时就需要我们有意识地进行分类。例如：葡萄、牛奶、土豆、胡萝卜、鸡蛋、橘子、咸鸭蛋、苹果、酸奶。我们可以这样分类：

1. 水果：葡萄、橘子、苹果
2. 蔬菜：土豆、胡萝卜
3. 蛋奶产品：牛奶、鸡蛋、咸鸭蛋、酸奶

总-分-总是组织报告内容最有效的逻辑结构。写文章时，我们可以使用它的变种总- 分结构，因为如果开头总结过，结尾的时候也许就没有必要重复总结了。但是，发言、报告或演讲时，则非常有必要最后进行重复总结，因为听众听到后面很可能已经忘掉了前面的内容。

注重形式但不形式化

对于报告或演讲而言，表现形式（通常是演示文件）也很重要，它能够帮助听众理解报告或演讲的内容。这跟写文章有类似之处，比如本文，如果我把格式全部清除：小标题去掉，不分段落，不显示列表，读者读起来肯定不方便。反过来，如果格式很清晰，那么读者无需看内容也知道本文分几个部分，哪里是重点。同样的道理，演示文件也要尽可能地简洁和直观，让听众能够轻易抓住整个报告或演讲的主线。

同时，也不需要过于形式化。一些小的细节，如：少量错别字，或者稍微对齐不够，等等。如果发现了，当然要改正。但是，如果在内容修改完毕后，没有发现小错误，也没有太大必要专门花时间，去反复寻找。我承认多检查几遍，我们可以避免犯很多小错误。但是，我们的时间总是有限的，与其专门花时间查找小错误，倒不如把更多时间投入到创作和设计内容上。

刻意练习

成年人之间表达能力的差异，很可能是因练习效果导致的。看似每个人每天都在表达，但其实很多表达都属于无效练习。例如：无意识地闲聊对于提升表达能力并没有太大益处，反而可能养成罗嗦的习惯。

提升表达能力，首先需要刻意练习的是写作。这没什么值得惊讶的，因为写作是一种特殊的表达形式。很多人不善于表达的根本原因是缺乏长期有效的写作训练。

1. 无论是会议发言，还是演讲报告，我都会把讲稿写下来。如果时间充裕，我会仔细修改推敲，保证内容、逻辑和形式符合上述提到的要求。如果时间不充裕，我也会列出提纲。假设我们花时间都写不出来，那么上台发言绝对没有即兴发挥的可能。
2. 写作本身就可以锻炼思维能力，而思维能力是逻辑清晰的保证。没有清晰的逻辑，表达能力无从谈起。
3. 写作也是生产他人未知内容的一种方式。如果我们并没有他人未知的内容可以分享，那么我们的表达能力再强也毫无意义。所以，表达的前提是我们必须有他人未知的内容可以分享，这需要平时大量的积累。获取他人未知的内容，其方法无非就这么几种：读书、思考和践行。无论是哪种，我们都需要通过写作，把它记录下来。有些人看起来非常善于即兴表达，那只不过是因为他们在台下做了很多功课而已。

另外一个需要刻意练习的是主动发言。抓住一切机会当众发言，这需要同样的前提——我们确实有实质内容可以分享。如果我们已经开始刻意练习写作了，那么有独特见解并非什么难事。这个时候就不能怯场，要勇于表达自己，通过一次次地主动发言，发现自身问题，并逐步提升表达技巧。

结语

表达能力是可习得技能。表达内容的设计需要针对听众的知识面和兴趣点，组织内容使用总-分- 总结构，表现形式着眼于服务内容，要避免形式化。提升表达能力，需要刻意练习写作，并勇于当众发言。

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